会计的发展是与科技的进步、生产力的变革、经济的飞跃、企业组织形式和经营方式的转变分不开的。进入20世纪90年代以后，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术的迅猛发展和广泛应用，引发了全球范围的信息革命，对社会生活的各个方面产生了重大影响，信息技术迅速发展也为会计工作带来了机遇和挑战：传统的会计模式已显得很不适应；会计主体组织结构和经营方式的变化向会计工作提出了新的要求；信息技术在会计中的广泛应用为会计理论与实务的创新发展提供了新的机遇；信息技术的发展扩展了会计职能，从而为管理会计的发展提供了广阔的空间；信息技术在会计中的广泛应用也要求财会人员具备更高的素质，等等，面对客观环境的上述变化，会计工作应当在会计管理系统方面尽快实现计算机化和网络化。
一、会计电算化的含义及特点
会计电算化是以电子计算机为载体，当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它是一个用计算机来替代人工记账、算账、报账，以及替代部分由会计人员完成的对会计信息的分析、预测和决策的过程。电算化会计信息处理过程具有以下特点。
（一）以电子计算机为计算工具，数据处理代码化、速度快、精度高
电算化会计是以电子计算机代替手工会计下用人工来记录和处理数据。它采用对系统原始数据编码的方式，以缩短数据项的长度，减少数据占用的存储空间，从而提高了会计数据处理的速度和精度。
（二）数据处理人机结合，系统内部控制程序化、复杂化
电算化会计的整个信息处理过程表现为计算机与人工的结合。计算机对数据（信息）的处理是通过程序来进行的，系统内部控制方式均要求程序化。同时，由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化，使得系统控制复杂化。其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制，控制的内容涉及人员分工、职能分离和计算机软、硬件的维护，以及会计信息和会计档案的保存和保管。
（三）数据处理自动化，账务处理一体化
电算化会计信息处理过程分为输入、处理和输出三个环节：将分散于各个核算岗位的会计数据统一收集后集中输入计算机：计算机对输入数据自动进行过账、转账和编表处理；最后由计算机根据指令将所需信息以账表形式打印输出。中间环节在机内自动操作，而需要的任何中间资料则可通过查询得到，真正实现了数出一门、数据共享。
（四）信息处理规范化，会计存储磁性化
电算化会计要求建立规范化的会计基础工作，它对数据的处理也按程序规范化进行。在电算化系统中，各种会计数据以文件的形式组织，磁性介质成为保存会计信息和会计档案的主要载体。
（五）具有选择判断及作出合理决定的逻辑功能
计算机系统具有多功能的输入、输出设备，具有记忆功能。一般地说，任何复杂的工作只要可以简化为一系列的计算或逻辑运算，都可迅速而准确地用计算机来处理。系统设计与开发中的各种数学、运筹学、决策论等方法的运用，增强了系统的预测和决策功能。
二、电算化会计与手工会计的比较
为了便于读者理解电算化会计到底保留了传统会计的哪些元素，同时又改变或增加了哪些元素，我们将从共性和差异两个角度对电算化会计和手工会计进行比较分析。
（一）共性分析
手工会计与电算化会计必然有共向之处，主要表现在以下几点：
1．目标一致
无论是手工会计还是电算化会计，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。
2．二者都要遵循基本的会计理论和会计方法
会计理论是会计科学的结晶，会计方法是会计工作的总结。电算化会计在会计理论上和会计方法上的变化是渐进型的，而不是突变型的。迄今为止，电算化会计仍在遵循既定的基本会计理论和会计方法。
3．二者共同遵守会计法规和会计准则
会计法规是进行会计工作的法律依据，会计准则是指导会计工作的规范。电算化会计不能不遵守会计法规和会计准则，相反应当更严格地执行，从措施上、技术上杜绝可能的失误。
4．二者采用的数据处理步骤基本相似
两者都包括以下数据处理步骤：一是采集数据，予以输入；二是存储记录和资料；三是对数据进行加工处理，如排序、分类、计算和传递；四是制定各种程序，规定需要何种数据，于何时何地取得该项数据以及如何使用和传递；五是编制输出财务报表，在电算化会计环境下，由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，报表输出被赋予了新的含义；六是进行财务分析、预测，为企业管理当局提供决策支持。
5．二者复式借贷记账的原理相同
不管是手工会计还是电算化会计，对发生的经济业务都要运用借贷平衡原理，编制会计分录，记人账户，再进行排序、分类、计算、记录、判断等加工处理；然后编制会计报表。电子计算机可以对输入的原始资料按照事先编好的程序自动地产生会计分录，并在棋盘式账户（矩阵簿记）中记账，它所遵循的依然是复式借贷记账原理。
6．二者都必须保存会计档案。会计档案是会计的重要历史资料，必须按照规定妥善保管，在电算化会计环境下，大部分会计档案的物理性质发生了变化，由纸质的会计档案变为磁性介质的会计档案，这就要求用更科学的方法加强对会计档案的保管。
（二）差异分析
尽管电算化会计与手工会计存在上述相同之处，但两者还是存在许多差别，主要表现在以下几方面：
1．会计数据存储介质不同
手工会计是以纸介质作为会计数据的存储介质的，这种介质的特点是具有可见性、正本与副本容易区分、比较难以全真复制，是作为审计线索记录的比较理想的介质。但是通过这种介质存放的会计数据存在融合性差、不易长久保存、共享性差等致命弱点，与现代信息技术格格不入。 电算化会计主要是以电磁介质作为会计数据的存储介质，这种介质的特点是无形性、易改动性、易复制性且复制几乎没有成本，但存储在此介质上的会计数据如不采取特别的保护措施，就很难保证安全、可靠、有证据力。通过这种介质存放的会计数据易携带、易传递、易长期保存、可方便共享，便于大宗数据回溯汇总分析、便于电子检索并且与现代信息技术的融合性较好，通过采取必要的数字签名或数据加密等手段，这种介质所记载的数据其证据力不亚于纸质数据。
2．会计数据收集方式以及采集数据内容的不同
计算机系统和手工系统收集会计数据均以“审核和编制会计凭证”为起点，但在电算化会计方式下，系统收集会计数据与手工方式相比至少有两种变化：
（1）收集会计数据方式不同。电算化会计收集数据一般有3种方式：①手工编制的零星业务的人工凭证；②其他业务子系统（如生产部门、人事部门等）对业务（入库单、工资表）处理后，自动编制形成的机制凭证；③账务处理子系统定期（月、年）对固定业务（如税金结转、期末结汇、损益结转等）产生的机制凭证。
（2）收集会计数据的具体内容不同。电算化会计系统可以通过对各个部门的数据接口转换和接收数据。
3．二者在会计核算上存在诸多差异
传统的手工会计是一个封闭的会计核算系统，而电算化会计则提供了一个完全开放的会计核算平台。具体来说，两者在核算上存在下列4个方面的差异：
（1）会计核算形式的差异。手工条件下，对会计信息的分类整理是通过将记账凭证的数据按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总分类账的形式来实现的。因此，围绕着如何减少登账，尤其是登记总账的工作量而产生了各种不同的会计核算形式。
在电算化条件下，会计系统可以根据需要从数据库文件中随机轻易地提取各种形式和内容的账簿，因而传统会计为减少登账工作量而建立的各种会计核算形式将失去意义。
（2）会计核算重点和内容发生了改变。在手工条件下，由于受处理手段和工具等各种客观环境的限制，财会人员需要投入大量的精力和时间从各业务部门采集会计数据，此时的核算工作重点是如何及时、准确地完成登账和编制财务报表等事务性工作。
在电算化条件下，计算机替代财会人员完成记账、报账任务，尤其在ERP环境下，财会人员可以实时采集到反映企业经营活动的会计数据，此时客观上要求财会人员能够准确地分析数据、提出科学的分析结论和决策方案，因此，会计工作的重心自然就转移到财会监控、分析和财务决策上。
（3）会计核算流程发生变化。在手工条件下，会计核算流程按照组织内部事先规定的程序人为执行；而在电算化条件下，会计对交易事项的确认、计量、记录、报告等数据处理过程趋于程序化和自动化，整个会计数据处理过程中人为的主观因素将减少。
（4）账簿体系的不同。在电算化条件下，会计账簿体系也发生了显著变化：①账簿组织过程的不同。电算化后，账簿只不过是根据记账凭证数据库按会计科目进行归类、统计的中间结果，采用用户“点菜”的方式，只要给出一个会计科目，计算机随时就可将涉及该科目的所有业务全部筛选出来，形成所需的各种账簿，如日记账、总分类账或明细分类账。②账簿外观形式的不同。电算系统中的账簿突破了传统会计的分类界限，只要需要，任何一个会计科目（如应收账款）均可以生成日记账、三栏账或多栏账。另外，由于打印机的限制，不能打印订本式账簿，因而财政部在有关电算会计制度中规定，所有账页均可采用活页式。
4．财务分工及授权方式发生了变化
财务分工及授权是保证财务数据可靠性和准确性的手段之一，是财务监控的形式之一。在手工条件下，主要通过职权分割和岗位责任制的落实来进行财务分工和授权，并通过复核、平行登记、对账、结账、试算平衡等技术方法来防范人为舞弊以及账务错误。
在电算化会计环境下，计算机信息处理的集中性、自动性使传统职权分割的控制作用近乎消失，通过机器的自动控制处理可以代替分离的人的角色，同时还可以消除一个人执行两项不相容业务的风险。
5．会计信息交换方式发生了变化
在手工条件下，会计信息的交换是以会计凭证、账簿、会计报表等纸介质为载体，以人工传递的方式实现的。
电算化会计系统极大地改变了会计信息传统的交换方式，它主要以电磁波、软盘、光盘等介质为载体，并以电缆、电波的方式传递信息，当前已呈现出一体化（与企业管理信息系统）、网络化、远程通信化的趋势。这种交换方式使会计信息的传递更加迅速、安全、准确、直观，传递通道也更加宽广，为系统实施实时控制、实现由“核算型”向“管理型”的战略转移提供了先决条件。
6．报表编制方法和财务报告披露模式发生了巨大变化
随着企业的发展和形式上的多样化，报表使用者对会计信息的关注点也会变化，差异将愈来愈大。例如，投资人关注企业目前的财务状况和经营成果；潜在投资人关心企业未来的投资收益；经营者侧重的是政府的有关政策和同行业其他企业的相关收入、成本信息；等等。这些都对传统财务会计报告模式提出了挑战。为特殊目的提供几种特殊报表，要比无目的地提供一种通用报表更好，只是技术问题限制了特殊报表的编制。但随着现代信息技术和电算化会计的发展，信息的收集、加工、处理、呈报的技术障碍减少、成本降低，就使得向不同信息使用者提供不同格式和内容的报表成为可能。
7．会计组织发生变化
在手工会计中，会计组织设计以会计事务的不同性质作为主要依据，比如可将会计部门划分为如下专业组：材料组、成本组、工资组、资金组、综合组等，它们之间通过信息资料传递交换、建立联系，相互稽核牵制，使会计工作正常运行。而在电算化会计中，会计组织设计原则通常以数据的不同形态作为主要依据，比如，可划分会计部门为如下专业组：数据收集组、凭证编码组、数据处理组、信息分析组、系统维护组等。会计组织的这种变化，其最大特点在于：会计部门的信息分析、管理控制、参与决策的职能更加突出，而业务核算部分则随自动化程度的提高逐渐缩小。电算化会计将手工会计对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式，改变为集中收集、统一处理、数据共享的操作方式，使会计信息的提取、应用更适应于现代化管理的要求。
8．对会计从业人员的素质要求发生了变化
手工会计中的人员均是会计专业人员，而在电算化会计条件下，其从业人员应由会计专业人员，电子计算机软件、硬件和操作人员组成。在电算化会计条件下，会计从业人员除了要掌握会计专业知识之外，还必须掌握现代信息技术的相关知识，要能识别现代信息技术在改造传统会计过程中可能带来的新的潜在风险，要更好地学会使用现代信息技术，同时使之成为一种防范风险的有效工具。因此，在电算化方式下，对会计从业人员的素质要求大大提高了。
三、会计电算化的内容
电算化会计系统应该是包括事前会计管理、事中会计管理和事后会计管理的一个完整的电算化会计系统，目前较为成熟的、已经形成商品化软件的是属于事中会计管理的电算化会计核算系统。
（一）电算化会计核算系统
电算化会计核算系统就是利用电子计算机完成企业的日常核算工作，包括输入凭证、登记账簿和编制会计报表。通常，电算化会计核算系统一般包括账务处理子系统，各种专业核算子系统，如工资核算子系统、固定资产核算子系统、存货核算子系统、成本核算子系统、销售和利润核算子系统以及报表子系统，等等。其中，账务处理子系统包括科目的设置、账务体系的生成和账务处理三个方面，其主要任务是一次性地完成科目体系设置和账务的生成，通过该系统输入各类记账凭证（或原始凭证），由计算机自动完成明细账、总分类账的记录及各种统计工作的实施，并提供查询、更新、储存等功能。在账务处理系统中，设置科目体系是一项很重要的工作，其质量好坏直接影其他模块功能的发挥，所以要力争把此项工作做好。各种专业核算子系统的设计一般包括初始化、输入信息和计价、专业计算、差异分配、查询和统计、输出等模块，报表编制子系统则包括初始化、输入 计算汇总、查询、分析、输出等模块。需要指出的是，上述账务处理系统和各专业核算子系统的设计要考虑有关会计制度的要求，在模拟手工操作方式的基础上充分考虑电子计算机的特点，使两者有机结合，在尽量发挥电子计算机优势的前提下进行。早期的会计软件只包括电算化会计核算系统，即使是现在的会计软件，电算化会计核算系统仍然是其核心内容。
（二）电算化会计管理系统
核算型会计向管理型会计转化的准确称谓是会计由核算型向核算管理型转化，其基本含义包括三个方面：（1）要使财务会计与管理会计融为一体，重新构建一个既有核算又有管理的新的会计体系；（2）要使财务会计在现有事后核算为主的基础上加强参与决策、实施控制和开展分析等活动；（3）要建立包括事前、事中、事后在内的全面核算和全过程管理系统。这样的会计系统也就是包括事前的预测决策、事中的核算控制和事后的分析考评在内的会计核算和会计管理系统。事前的核算管理系统，应当包括会计预测、会计决策、会计计划和会计预报四项基本要素。事中的核算与管理，应当包括分解指标、落实计划、实施责任会计、进行标准成本计算或作业成本计算并使之与财务会计相结合组成一种完整的适时核算和管理会计系统。会计的事后核算与管理是指定期对企业及其内部各责任单位的财务状况和经营成果进行揭示、分析与评估。
四、计算机网络
电算化会计信息系统的设计、安装、使用都和计算机网络紧密地联系在一起，因此对会计人员来说，网络技术掌握的好坏对会计信息的收集、加工、管理和使用都会产生直接的影响。为此在实行会计电算化过程中，还必须认真学习网络技术知识，了解电算化会计信息系统环境中的局域网、广域网的工作原理、类型、基本组成、网络应用系统模式、网络用户与授权管理、网络数据传递和接收、网络安全管理等内容。
所谓计算机网络就是将分散的计算机、终端、外部设备和数据站等设备通过通信线路互连在一起达到资源共享的一种系统。按照网络覆盖范围的大小和应用的技术条件及工作环境，可以将计算机网络分为广域网和局域网，前者为远距离的联网，后者为近距离的联网，目前会计系统的联网大多以局域网为主。网络技术的出现时间不长，但发展势头很快，这两年网络技术已深入人们生活的各个方面，“上网”已成为一部分人的生活之必需，学习会计也要懂得如何让会计信息上网。
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